Tämä on Avain-säätiön EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 23.9.2021.
Avain-säätiö sr
Saimaankatu 18 b
15140 Lahti
Säätiön johtaja:
Kristiina Korkala, 044 758 7068
Tietosuojavastaava:
Tarja Nikkilä, 050 552 4413
Avain-säätiön asiakasrekisteri, työntekijärekisteri, sidosryhmärekisteri, vapaaehtoisrekisteri, markkinointirekisteri.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• julkisen tehtävän hoitaminen (yhteistyökumppanuudet)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde, työsuhde, osallistuminen vapaaehtoistoimintaan tai palveluihin)
• lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, suhteiden ylläpito muihin sidosryhmiin, markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: tarvittavat henkilötiedot, asema, yrityksen tai organisaation nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www -sivujen osoitteet, asiakassuhteisiin ja palveluihin liittyvät tiedot, osallistumistiedot, laskutustiedot.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, hakemuksista, ilmoittautumisista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoilla. Tietoja julkaistaan vain niiltä osin kuin asiakkaan (osallistujan tai palvelun käyttäjän) kanssa on sovittu.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).